RPA: Many advantages, but also risks to watch out for

RPA, between risks and advantages

More and more companies are using Robotic Process Automation (RPA) technologies with the aim of automating business processes, replacing robots and the human automation interaction with one or more software systems. The advantages of these solutions are many: they do not require interventions on IT applications, they can be done by power users without involving IT, they increase the speed and the work throughput, eliminate the risk of human errors and free the operator from repetitive tasks frustration .

Nell’utilizzo sistematico della sola RPA vi sono però dei rischi, connessi alla gestione dei dati, che vanno considerati e mitigati: proprio per questo, una strategia di RPA efficace e sostenibile necessita un valido sistema di EDM.

Infatti, se un robot è stato programmato per interagire con un’applicazione informatica poi modificata a insaputa di chi lo ha realizzato o lo utilizza, il suo funzionamento non è più garantito, con il rischio che le operazioni non vadano a buon fine, o addirittura siano completate con esiti differenti da quelli attesi. Inoltre, non è raro il caso in cui l’interazione incontri casistiche o eccezioni non previste in fase di configurazione. In generale, la manutenzione delle soluzioni realizzate attraverso i soli strumenti RPA è a carico di chi le ha realizzate con costi, impegni e rischi da valutare preventivamente.

L’approccio SAMS

Secondo noi di Irion, software house italiana proprietaria di una piattaforma all-in-one per l’Enterprise Data Management, per sfruttare i soli effetti positivi della RPA bisogna seguire un approccio SAMS, basato cioè su 4 direttrici: Suitability (definire e applicare criteri per la valutazione dell’eleggibilità di un processo all’automazione, privilegiando semplicità, ripetibilità e stabilità); Architecture (prevedere, oltre alla RPA, componenti fondamentali di Business Process Management e, soprattutto, Enterprise Data Management);  Management (definire e applicare un modello di produzione, gestione e manutenzione delle soluzioni di Process Automation basato su coinvolgimento e collaborazione di business e IT); Standard (seguire linee guida e convenzioni di implementazione e manutenzione che garantiscano l’efficacia e il funzionamento nel tempo).

Il ruolo dell’EDM

Guardando nel dettaglio all’architettura di Process Automation, e considerando le esperienze dei nostri clienti, l’Enterprise Data Management svolge nella RPA il compito centrale di determinare e applicare le regole basate sui dati che guidano l’articolazione del processo. L’utilizzo di una soluzione come Irion EDM garantisce infatti l’accesso alle fonti informative, la raccolta dei dati necessari a valutare la fattibilità e a calcolare le informazioni per il completamento del processo, la gestione delle regole data-driven e le relative condizioni di applicabilità, l’«auditabilità» e la tracciabilità delle operazioni, oltre alla produzione di report e cruscotti operativi.