RPA, tra rischi e vantaggi
Sempre più aziende fanno ricorso alle tecnologie di RPA (Robotic Process Automation) con l’obiettivo di automatizzare i processi di business, sostituendo robot e automatismi all’operatore umano nell’interazione con uno o più sistemi software. I vantaggi di queste soluzioni sono molteplici: non richiedono interventi sulle applicazioni informatiche, possono essere realizzati da power user senza coinvolgere l’IT, aumentano la velocità e il throughput delle lavorazioni, eliminano il rischio di errori umani e liberano l’operatore dalla frustrazione di eseguire attività ripetitive.
Nell’utilizzo sistematico della sola RPA vi sono però dei rischi, connessi alla gestione dei dati, che vanno considerati e mitigati: proprio per questo, una strategia di RPA efficace e sostenibile necessita un valido sistema di EDM.
Infatti, se un robot è stato programmato per interagire con un’applicazione informatica poi modificata a insaputa di chi lo ha realizzato o lo utilizza, il suo funzionamento non è più garantito, con il rischio che le operazioni non vadano a buon fine, o addirittura siano completate con esiti differenti da quelli attesi. Inoltre, non è raro il caso in cui l’interazione incontri casistiche o eccezioni non previste in fase di configurazione. In generale, la manutenzione delle soluzioni realizzate attraverso i soli strumenti RPA è a carico di chi le ha realizzate con costi, impegni e rischi da valutare preventivamente.
L’approccio SAMS
Secondo noi di Irion, software house italiana proprietaria di una piattaforma all-in-one per l’Enterprise Data Management, per sfruttare i soli effetti positivi della RPA bisogna seguire un approccio SAMS, basato cioè su 4 direttrici: Suitability (definire e applicare criteri per la valutazione dell’eleggibilità di un processo all’automazione, privilegiando semplicità, ripetibilità e stabilità); Architecture (prevedere, oltre alla RPA, componenti fondamentali di Business Process Management e, soprattutto, Enterprise Data Management); Management (definire e applicare un modello di produzione, gestione e manutenzione delle soluzioni di Process Automation basato su coinvolgimento e collaborazione di business e IT); Standard (seguire linee guida e convenzioni di implementazione e manutenzione che garantiscano l’efficacia e il funzionamento nel tempo).
Il ruolo dell’EDM
Guardando nel dettaglio all’architettura di Process Automation, e considerando le esperienze dei nostri clienti, l’Enterprise Data Management svolge nella RPA il compito centrale di determinare e applicare le regole basate sui dati che guidano l’articolazione del processo. L’utilizzo di una soluzione come Irion EDM garantisce infatti l’accesso alle fonti informative, la raccolta dei dati necessari a valutare la fattibilità e a calcolare le informazioni per il completamento del processo, la gestione delle regole data-driven e le relative condizioni di applicabilità, l’«auditabilità» e la tracciabilità delle operazioni, oltre alla produzione di report e cruscotti operativi.