IRION S.b.r.l. (di seguito il “Titolare”), in qualità di Titolare del trattamento dei dati,
ai sensi degli articoli 13-14 del Regolamento UE n. 679/2016 – Regolamento generale sulla protezione dei dati (di seguito, il “GDPR”), e successive modifiche e integrazioni, raccoglie e successivamente tratta i dati personali dei partecipanti (di seguito gli “interessati”) – anche in qualità̀ di relatori, docenti o discenti – al congresso e/o altri eventi di carattere scientifico, formativo o di altro genere (di seguito, “l’Evento”), tenuto anche virtualmente.
Categorie di dati personali
I dati personali trattati dal Titolare sono raccolti direttamente presso gli Interessati e da questi liberamente forniti.
Queste informazioni riguardano dati personali (es. dati anagrafici, dati di contatto, numeri di telefono, indirizzi di posta elettronica), dati professionali (professione svolta, ruolo aziendale, iscrizioni ad albi, associazioni, ecc.). Inoltre, possono essere raccolte ed elaborate immagini fotografiche e video.
Finalità e basi giuridiche del trattamento
I dati personali degli Interessati, forniti mediante la compilazione del form di registrazione all’Evento o comunque raccolti nell’ambito della partecipazione allo stesso, sono trattati per le seguenti finalità, per ciascuna delle quali è indicata la base giuridica:
a) iscrizione e partecipazione all’Evento;
base giuridica: art. 6, co. 1, lett. b) del GDPR, esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’Interessato;
b) adempimenti fiscali, amministrativi e contabili strettamente connessi alla partecipazione all’Evento;
base giuridica: art. 6, co. 1, lett. b) del GDPR, esecuzione del rapporto connesso alla partecipazione all’Evento, nonché, art. 6, co. 1, lett. c) del GDPR, adempimento di obblighi di legge;
c) esecuzione di specifici compiti previsti da leggi, regolamenti o norme comunitarie;
base giuridica: art. 6, co. 1, lett. c) del GDPR, adempimento di obblighi di legge;
d) distribuzione gratuita della documentazione relativa all’Evento;
base giuridica: art. 6, co. 1, lett. b) del GDPR, esecuzione del rapporto connesso alla partecipazione all’Evento;
e) per la sicurezza delle reti (cyber security), l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria e stragiudiziale per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR;
base giuridica: art. 6, co. 1, lett. f) del GDPR, legittimo interesse del Titolare alla sicurezza dei sistemi, alla prevenzione di abusi e alla tutela dei propri diritti;
f) acquisizione, registrazione, utilizzo, pubblicazione e diffusione di immagini fotografiche, registrazioni audio e riprese audiovisive effettuate nel corso dell’Evento, anche virtuale, per finalità di documentazione, comunicazione istituzionale, promozione e valorizzazione delle attività del Titolare e dell’Evento, anche mediante pubblicazione su siti web, social network, piattaforme digitali, brochure, locandine, materiali informativi, divulgativi e promozionali;
basi giuridiche:
- per i partecipanti, art. 6, co. 1, lett. f) del GDPR, legittimo interesse del Titolare per documentazione, comunicazione istituzionale e promozione dell’Evento e delle attività svolte, nel rispetto dell’art. 10 c.c. e degli artt. 96 e 97 della Legge 22 aprile 1941, n. 633; qualora vengano realizzate interviste o contenuti individuali del singolo partecipante e gli stessi siano divulgati tramite web, social network, riviste, brochure, pubblicazioni o locandine, la base giuridica del trattamento sarà il consenso dell’Interessato ai sensi dell’art. 6, co. 1, lett. a) del GDPR;
- per i relatori, laddove le immagini, la voce o le riprese audiovisive siano strettamente necessarie alla gestione, registrazione, diffusione e fruizione del relativo intervento nell’ambito dell’Evento, art. 6, co. 1, lett. b) del GDPR, esecuzione del rapporto contrattuale o di misure precontrattuali;
g) invio di comunicazioni e/o documentazione da parte di IRION S.b.r.l. per aggiornare l’Interessato su tutti gli altri futuri progetti, iniziative, ed eventi promossi nell’ambito della medesima area di interesse, sia attraverso strumenti automatizzati (ad esempio, newsletter, posta elettronica, sms, mms, chiamate senza operatore, ecc.) e mediante modalità di contatto tradizionali (posta cartacea e/o chiamate dirette tramite operatore);
base giuridica: art. 6, co. 1, lett. a) del GDPR, consenso dell’Interessato;
h) condivisione dei dati di contatto con altri partecipanti, al fine di favorire l’instaurazione di canali di comunicazione diretti e l’avvio di nuove collaborazioni;
base giuridica: art. 6, co. 1, lett. a) del GDPR, consenso dell’Interessato;
i) comunicazione dei dati personali e di contatto a soggetti terzi, quali aziende partner e sponsor, per finalità promozionali e di marketing;
base giuridica: art. 6, co. 1, lett. a) del GDPR, consenso dell’Interessato.
Il trattamento dei dati personali è effettuato, sotto l’autorità del Titolare , da soggetti appositamente designati, autorizzati ed istruiti al trattamento di cui all’art. 2-quaterdecies del D.lgs. n. 196 del 30 giugno 2003, come modificato dal D.lgs. n. 101 del 10 agosto 2018 (di seguito la “Legge sulla Privacy”) e di cui agli articoli 29 del GDPR, mediante strumenti manuali, automatizzati o telematici, con logiche strettamente connesse alle finalità e comunque in modo tale da garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali.
Conseguenze del rifiuto di conferire i dati
Il conferimento dei dati personali per le finalità di cui alle lettere a), b), c), d) e, nei limiti della loro effettiva necessità, e) ed f), è facoltativo, ma necessario per consentire l’iscrizione, l’organizzazione, la gestione e la corretta partecipazione all’Evento, nonché per l’adempimento degli obblighi normativi e per la tutela degli interessi legittimi del Titolare connessi alla sicurezza e alla gestione dell’Evento stesso.
Pertanto, l’eventuale rifiuto di conferire i dati necessari per tali finalità potrà comportare l’impossibilità di perfezionare l’iscrizione, partecipare all’Evento, usufruire dei servizi connessi o consentire al Titolare di adempiere correttamente a obblighi di legge o esigenze organizzative, amministrative e di sicurezza.
Il conferimento dei dati per le finalità di cui alle lettere g), h) e i) è invece facoltativo. Il mancato conferimento dei dati o il mancato consenso per tali finalità non pregiudicherà in alcun modo la possibilità di partecipare all’Evento, tuttavia, comporterà l’impossibilità di coinvolgere l’Interessato in futuri progetti, iniziative ed eventi nella stessa area di interesse.
Con riferimento alla finalità di cui alla lettera f), resta fermo che l’Interessato potrà opporsi, nei casi previsti dalla normativa vigente, ai trattamenti fondati sul legittimo interesse del Titolare .
Periodo di conservazione
I dati personali saranno conservati, in generale, per il tempo necessario al perseguimento delle finalità del trattamento per le quali sono stati raccolti. In particolare, i dati saranno conservati per tutta la durata dell’Evento e, successivamente alla sua conclusione, per il tempo necessario al perseguimento delle finalità connesse, anche sulla base del consenso eventualmente prestato dall’Interessato. I dati trattati per finalità di marketing, invece, saranno conservati per un periodo massimo di 24 mesi dalla raccolta, salvo rinnovo del consenso; in mancanza di tale rinnovo, i dati saranno cancellati o comunque rimossi.
Resta in ogni caso inteso che il Titolare potrà conservare i dati per un periodo ulteriore, anche successivamente alla cessazione del trattamento, qualora ciò sia necessario per adempiere a obblighi di legge, per dare esecuzione a ordini o richieste dell’Autorità competente, ovvero per finalità di difesa o tutela dei propri diritti, entro i termini di prescrizione previsti dalla normativa applicabile.
Trasferimenti extra EU
Il trattamento dei dati avverrà principalmente in Italia e nell’Unione Europea. Tuttavia, qualora ciò sia funzionale al perseguimento delle finalità del trattamento, lo stesso potrà svolgersi anche al di fuori dell’Unione Europea, nel rispetto delle garanzie previste dalla normativa applicabile a tutela degli Interessati.
Soggetti e categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati e contesto di comunicazione
In relazione alle finalità del trattamento dei dati sopra indicate, ed entro gli stretti limiti di pertinenza a tali finalità, i dati personali dell’Interessato potrebbero essere comunicati ai seguenti soggetti, ai fini dell’iscrizione e successiva partecipazione all’Evento:
(i) ad Autorità fiscali e altre Autorità pubbliche, ove obbligatori per legge o su loro richiesta;
(ii) a istituti finanziari per l’esecuzione dei pagamenti relativi alla partecipazione o ai servizi connessi;
(iii) alle strutture e/o società esterne di cui il Titolare si avvale per lo svolgimento delle attività connesse, strumentali o conseguenti all’iscrizione e alla successiva partecipazione all’Evento (quali servizi stampa, elaborazione dati e consulenze informatiche, attività promozionali di aziende partecipanti all’Evento, invio del programma dell’Evento, prenotazioni alberghiere, ecc.);
(iv) a soggetti interni autorizzati e consulenti esterni in qualità di Responsabili del trattamento, che svolgono specifici compiti ed operazioni (es. per la gestione delle iscrizioni all’Evento o degli adempimenti fiscali);
(v) al cliente e soggetti che partecipano all’Evento come sponsor o aziende partner ove presenti e quando consentito.
I soggetti di cui sopra, ai quali i dati personali dell’Interessato saranno o potranno essere comunicati (quando non designati Responsabili), tratteranno i dati personali in qualità Titolari del trattamento secondo il GDPR, in piena autonomia, essendo completamente separati dall’originale trattamento eseguito dal Titolare.
Senza il consenso alla comunicazione dei dati personali e ai relativi trattamenti, nei casi in cui è previsto dal GDPR, le operazioni che richiedono la comunicazione potrebbero non essere eseguite, con conseguenze note all’Interessato.
A richiesta è sempre disponibile presso la sede legale del Titolare l’elenco dettagliato e aggiornato di tali soggetti.
Diritti degli Interessati
Gli articoli 15 e seguenti del GDPR conferiscono all’Interessato il diritto di ottenere:
- la conferma o il diniego dell’esistenza di dati personali relativi all’interessato, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in un formato comprensibile;
- indicazione dell’origine dei dati personali, delle loro finalità e modalità del trattamento, della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici e degli estremi identificativi del Titolare;
- aggiornamento, rettifica, integrazione, cancellazione, trasformazione in forma anonima o blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali sono stati raccolti e successivamente trattati. La documentazione di tali operazioni, anche relativa al loro contenuto, è portata a conoscenza degli Interessati i cui dati sono stati comunicati o pubblicati, salvo il caso in cui tale compito sia impossibile da eseguire o richieda l’utilizzo di strumenti ovviamente sproporzionati in relazione al diritto concesso.
Inoltre, l’Interessato ha diritto di:
- opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei propri dati personali, ancorché coerenti con lo scopo della raccolta;
- proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali come previsto dal GDPR.
Per conoscere l’elenco dettagliato e costantemente aggiornato dei soggetti ai quali i dati personali dell’Interessato possono essere comunicati ed esercitare i diritti riconosciuti dagli articoli 15 e seguenti del GDPR, ai sensi dell’articolo 12 del GDPR e nei limiti della sezione 2-undecies del Codice della Privacy, l’Interessato può contattare il Titolare del trattamento dei dati ai seguenti recapiti:
IRION S.b.r.l., con sede in Via Livorno, 60 – 10144, Torino (TO) – Tel.: 0113818311 – E-mail: [email protected]