IRION S.b.r.l., in qualità di Co-Titolare del trattamento dei dati, e Denodo in qualità di Co- Titolare del trattamento dei dati, ai sensi degli articoli 13-14 del Regolamento UE n. 679/2016 – Regolamento generale sulla protezione dei dati (di seguito, il “GDPR”), e successive modifiche e integrazioni, trattano i dati personali dei partecipanti (di seguito gli “interessati”) – anche in qualità̀ di relatori, docenti o discenti – al congresso e/o altri eventi di carattere scientifico, formativo o di altro genere (di seguito, “l’Evento”), tenuto anche virtualmente.
I Co-titolari hanno determinato congiuntamente le finalità e i mezzi del trattamento, definendo le rispettive responsabilità nell’adempimento degli obblighi legali.
In particolare, IRION cura la raccolta diretta dei dati personali degli Interessati in fase di registrazione all’Evento, provvedendo alla successiva condivisione con Denodo per la gestione congiunta dell’iniziativa e per le finalità di marketing e comunicazione esplicitate nella presente informativa. L’Interessato può esercitare i propri diritti ai sensi del GDPR indifferentemente nei confronti di ciascuno dei Co-titolari.
Ai sensi dell’art. 26, par. 2, del GDPR, i Co-Titolari mettono a disposizione degli Interessati il contenuto essenziale dell’accordo di co-titolarità: IRION raccoglie i dati in fase di registrazione, fornisce la presente informativa e acquisisce gli eventuali consensi; i dati sono quindi condivisi con Denodo per la gestione congiunta dell’Evento e per le finalità di marketing e comunicazione qui indicate. Ciascun Co-Titolare adotta misure di sicurezza adeguate e tratta i dati per le sole finalità concordate. IRION funge da punto di contatto primario, fermo restando che i diritti possono essere esercitati nei confronti di ciascun Co-Titolare. Il testo integrale dell’accordo è disponibile su richiesta ai recapiti indicati alla sezione 7.
1. Categorie di dati personali
I dati personali trattati dai Co-Titolari sono raccolti direttamente presso gli Interessati da Irion e da questi liberamente forniti e successivamente condivisi con Denodo.
Queste informazioni riguardano dati personali (es. dati anagrafici, dati di contatto, numeri di telefono, indirizzi di posta elettronica), dati professionali (professione svolta, ruolo aziendale, iscrizioni ad albi, associazioni, ecc.). Inoltre, possono essere raccolte ed elaborate immagini fotografiche e video.
2. Finalità e basi giuridiche del trattamento
I dati personali degli Interessati, forniti mediante la compilazione del form di registrazione all’Evento o comunque raccolti nell’ambito della partecipazione allo stesso, sono trattati per le seguenti finalità, per ciascuna delle quali è indicata la base giuridica:
a) iscrizione e partecipazione all’Evento;
base giuridica: art. 6, co. 1, lett. b) del GDPR, esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’Interessato;
b) adempimenti fiscali, amministrativi e contabili strettamente connessi alla partecipazione all’Evento;
base giuridica: art. 6, co. 1, lett. b) del GDPR, esecuzione del rapporto connesso alla partecipazione all’Evento, nonché, art. 6, co. 1, lett. c) del GDPR, adempimento di obblighi di legge;
c) esecuzione di specifici compiti previsti da leggi, regolamenti o norme comunitarie;
base giuridica: art. 6, co. 1, lett. c) del GDPR, adempimento di obblighi di legge;
d) distribuzione gratuita della documentazione relativa all’Evento;
base giuridica: art. 6, co. 1, lett. b) del GDPR, esecuzione del rapporto connesso alla partecipazione all’Evento;
e) per la sicurezza delle reti (cyber security), l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria e stragiudiziale per il perseguimento del legittimo interesse dei Co-Titolari ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR;
base giuridica: art. 6, co. 1, lett. f) del GDPR, legittimo interesse dei Co-Titolari alla sicurezza dei sistemi, alla prevenzione di abusi e alla tutela dei propri diritti;
f) acquisizione, registrazione, utilizzo, pubblicazione e diffusione di immagini fotografiche, registrazioni audio e riprese audiovisive effettuate nel corso dell’Evento, anche virtuale, per finalità di documentazione, comunicazione istituzionale, promozione e valorizzazione delle attività dei Co-Titolari e dell’Evento, anche mediante pubblicazione su siti web, social network, piattaforme digitali, brochure, locandine, materiali informativi, divulgativi e promozionali;
basi giuridiche:
- per i partecipanti, art. 6, co. 1, lett. f) del GDPR, legittimo interesse Co- Titolari per documentazione, comunicazione istituzionale e promozione dell’Evento e delle attività svolte, nel rispetto dell’art. 10 c.c. e degli artt. 96 e 97 della Legge 22 aprile 1941, n. 633; qualora vengano realizzate interviste o contenuti individuali del singolo partecipante e gli stessi siano divulgati tramite web, social network, riviste, brochure, pubblicazioni o locandine, la base giuridica del trattamento sarà il consenso dell’Interessato ai sensi dell’art. 6, co. 1, lett. a) del GDPR;
- per i relatori, laddove le immagini, la voce o le riprese audiovisive siano strettamente necessarie alla gestione, registrazione, diffusione e fruizione del relativo intervento nell’ambito dell’Evento, art. 6, co. 1, lett. b) del GDPR, esecuzione del rapporto contrattuale o di misure precontrattuali;
g) invio di comunicazioni e/o documentazione da parte di IRION S.b.r.l. e di Denodo per aggiornare l’Interessato su tutti gli altri futuri progetti, iniziative, ed eventi promossi nell’ambito della medesima area di interesse, sia attraverso strumenti automatizzati (ad esempio, newsletter, posta elettronica, sms, mms, chiamate senza operatore, ecc.) e mediante modalità di contatto tradizionali (posta cartacea e/o chiamate dirette tramite operatore);
base giuridica: art. 6, co. 1, lett. a) del GDPR, consenso dell’Interessato;
h) comunicazione dei dati personali e di contatto a soggetti terzi, quali aziende partner e sponsor, per finalità promozionali e di marketing;
base giuridica: art. 6, co. 1, lett. a) del GDPR, consenso dell’Interessato.
Il trattamento dei dati personali è effettuato, sotto l’autorità dei Co-Titolari, da soggetti appositamente designati, autorizzati ed istruiti al trattamento di cui all’art. 2-quaterdecies del D.lgs. n. 196 del 30 giugno 2003, come modificato dal D.lgs. n. 101 del 10 agosto 2018 (di seguito la “Legge sulla Privacy”) e di cui agli articoli 29 del GDPR, mediante strumenti manuali, automatizzati o telematici, con logiche strettamente connesse alle finalità e comunque in modo tale da garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali.
3. Conseguenze del rifiuto di conferire i dati
Il conferimento dei dati personali per le finalità di cui alle lettere a), b), c), d) e, nei limiti della loro effettiva necessità, e) ed f), è necessario per consentire l’iscrizione, l’organizzazione, la gestione e la corretta partecipazione all’Evento, nonché per l’adempimento degli obblighi normativi e per la tutela degli interessi legittimi dei Co-Titolari connessi alla sicurezza e alla gestione dell’Evento stesso.
Pertanto, l’eventuale rifiuto di conferire i dati necessari per tali finalità potrà comportare l’impossibilità di perfezionare l’iscrizione, partecipare all’Evento, usufruire dei servizi connessi o consentire ai Co-Titolari di adempiere correttamente a obblighi di legge o esigenze organizzative, amministrative e di sicurezza.
Il conferimento dei dati per le finalità di cui alle lettere g) e h) è invece facoltativo. Il mancato conferimento dei dati o il mancato consenso per tali finalità non pregiudicherà in alcun modo la possibilità di partecipare all’Evento, tuttavia, comporterà l’impossibilità di coinvolgere l’Interessato in futuri progetti, iniziative ed eventi nella stessa area di interesse.
Con riferimento alla finalità di cui alla lettera f), resta fermo che l’Interessato potrà opporsi, nei casi previsti dalla normativa vigente, ai trattamenti fondati sul legittimo interesse dei Co-Titolari.
4. Periodo di conservazione
I dati personali saranno conservati, in generale, per il tempo necessario al perseguimento delle finalità del trattamento per le quali sono stati raccolti. In particolare, i dati saranno conservati per tutta la durata dell’Evento e, successivamente alla sua conclusione, per il tempo necessario al perseguimento delle finalità connesse, anche sulla base del consenso eventualmente prestato dall’Interessato. I dati trattati per finalità di marketing, invece, saranno conservati per un periodo massimo di 24 mesi dalla raccolta, salvo rinnovo del consenso; in mancanza di tale rinnovo, i dati saranno cancellati o comunque rimossi.
Resta in ogni caso inteso che i Co-Titolari potranno conservare i dati per un periodo ulteriore, anche successivamente alla cessazione del trattamento, qualora ciò sia necessario per adempiere a obblighi di legge, per dare esecuzione a ordini o richieste dell’Autorità competente, ovvero per finalità di difesa o tutela dei propri diritti, entro i termini di prescrizione previsti dalla normativa applicabile.
5. Trasferimenti extra EU
Il trattamento avviene principalmente in Italia e nell’Unione Europea. Qualora, per il perseguimento delle finalità indicate, i dati debbano essere trasferiti verso Paesi terzi (anche in ragione di società del gruppo Denodo o di fornitori situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo), il trasferimento avviene esclusivamente in presenza di una delle garanzie previste dal Capo V del GDPR, in particolare: (i) una decisione di adeguatezza della Commissione europea ai sensi dell’art. 45 del GDPR (ivi incluso, ove applicabile, il EU-U.S. Data Privacy Framework); oppure (ii) le Clausole Contrattuali Tipo (SCC – Decisione di esecuzione (UE) 2021/914) ai sensi dell’art. 46 del GDPR, unitamente a eventuali misure supplementari. L’Interessato può richiedere copia delle garanzie adottate ai recapiti indicati alla sezione 7.
6. Soggetti e categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati e contesto di comunicazione
Si precisa che la condivisione dei dati tra i Co-Titolari (IRION e Denodo) avviene nell’ambito della contitolarità e non costituisce comunicazione a terzi.
In relazione alle finalità del trattamento dei dati sopra indicate, ed entro gli stretti limiti di pertinenza a tali finalità, i dati personali dell’Interessato potrebbero essere comunicati ai seguenti soggetti, ai fini dell’iscrizione e successiva partecipazione all’Evento:
- ad Autorità fiscali e altre Autorità pubbliche, ove obbligatori per legge o su loro richiesta;
- a istituti finanziari per l’esecuzione dei pagamenti relativi alla partecipazione o ai servizi connessi;
- alle strutture e/o società esterne di cui i Co-Titolari si avvalgono per lo svolgimento delle attività connesse, strumentali o conseguenti all’iscrizione e alla successiva partecipazione all’Evento (quali servizi stampa, elaborazione dati e consulenze informatiche, attività promozionali di aziende partecipanti all’Evento, invio del programma dell’Evento, prenotazioni alberghiere, ecc.);
- a soggetti interni autorizzati e consulenti esterni in qualità di Responsabili del trattamento, che svolgono specifici compiti ed operazioni (es. per la gestione delle iscrizioni all’Evento o degli adempimenti fiscali);
- al cliente e soggetti che partecipano all’Evento come sponsor o aziende partner ove presenti e quando consentito.
I soggetti di cui sopra, ai quali i dati personali dell’Interessato saranno o potranno essere comunicati (quando non designati Responsabili), tratteranno i dati personali in qualità Titolari del trattamento secondo il GDPR, in piena autonomia, essendo completamente separati dall’originale trattamento eseguito dai Co-Titolari.
Senza il consenso alla comunicazione dei dati personali e ai relativi trattamenti, nei casi in cui è previsto dal GDPR, le operazioni che richiedono la comunicazione potrebbero non essere eseguite, con conseguenze note all’Interessato.
A richiesta è sempre disponibile presso la sede legale dei Co-Titolari l’elenco dettagliato e aggiornato di tali soggetti.
7. Diritti degli Interessati
Ai sensi degli articoli 15-22 del GDPR, l’Interessato ha diritto, nei limiti e alle condizioni ivi previsti, di: accesso ai propri dati personali e alle informazioni sul trattamento (art. 15); rettifica dei dati inesatti e integrazione di quelli incompleti (art. 16); cancellazione dei dati (art. 17); limitazione del trattamento (art. 18); portabilità, ossia ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati che lo riguardano e ottenerne la trasmissione ad altro titolare, ove tecnicamente fattibile (art. 20); opposizione, in qualsiasi momento, al trattamento fondato sul legittimo interesse dei Co-Titolari (art. 21).
Qualora il trattamento sia fondato sul consenso, l’Interessato ha diritto di revocarlo in qualsiasi momento; la revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della stessa e può essere esercitata con le medesime modalità di rilascio del consenso o ai recapiti sotto indicati.
L’Interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all’autorità di controllo competente. Non sono effettuati processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione.
Per conoscere l’elenco dettagliato e costantemente aggiornato dei soggetti ai quali i dati personali dell’Interessato possono essere comunicati ed esercitare i diritti riconosciuti dagli articoli 15 e seguenti del GDPR, ai sensi dell’articolo 12 del GDPR e nei limiti della sezione 2-undecies del Codice della Privacy, l’Interessato può contattare i Co-Titolari del trattamento dei dati ai seguenti recapiti:
- IRION S.b.r.l., con sede in Via Livorno, 60 – 10144, Torino (TO)
Tel.: 0113818311 – E-mail: [email protected]
Responsabile della Protezione dei Dati (DPO): Spaziottantotto S.r.l., Corso Ferrucci 77/9, 10138 Torino (TO) – Tel.: 0114337431 – e-mail: [email protected].
- Denodo SL con sede in Edificio Marineda Business Center Estrada Baños de Arteixo, 43, Planta, Portal D 15008 A Coruña SPAIN
Tel.: (+34) 981 10 02 00- E-mail: [email protected]
Contatto per la protezione dei dati: [email protected].