IRION S.b.r.l. (en adelante, el «Responsable del tratamiento»), en calidad de Responsable del tratamiento de datos, de conformidad con los artículos 13–14 del Reglamento UE n.º 679/2016 — Reglamento General de Protección de Datos (en adelante, el «RGPD»), y sus sucesivas modificaciones y ampliaciones, recoge y posteriormente trata los datos personales de los participantes (en adelante, los «Interesados») — también en calidad de ponentes, docentes o asistentes — en el congreso y/o en otros eventos de carácter científico, formativo o de otra naturaleza (en adelante, el «Evento»), celebrado también de forma virtual.
Categorías de datos personales
Los datos personales tratados por el Responsable del tratamiento son recogidos directamente de los Interesados y facilitados libremente por estos.
Dicha información comprende datos personales (p. ej., datos identificativos, datos de contacto, números de teléfono, direcciones de correo electrónico) y datos profesionales (ocupación, cargo en la empresa, colegiación en organismos profesionales, asociaciones, etc.). Asimismo, podrán recogerse y tratarse imágenes fotográficas y grabaciones de vídeo.
Finalidades y bases jurídicas del tratamiento
Los datos personales de los Interesados, facilitados mediante la cumplimentación del formulario de inscripción al Evento o recogidos de cualquier otro modo en el marco de la participación en el mismo, son tratados para las siguientes finalidades, indicándose para cada una de ellas la base jurídica correspondiente:
a) Inscripción y participación en el Evento; Base jurídica: art. 6, apdo. 1, letra b) del RGPD — ejecución de medidas precontractuales adoptadas a petición del Interesado.
b) Cumplimiento de obligaciones fiscales, administrativas y contables estrictamente vinculadas a la participación en el Evento; Base jurídica: art. 6, apdo. 1, letra b) del RGPD — ejecución de la relación vinculada a la participación en el Evento; y art. 6, apdo. 1, letra c) del RGPD — cumplimiento de obligaciones legales.
c) Ejecución de tareas específicas previstas por leyes, reglamentos o normativa comunitaria; Base jurídica: art. 6, apdo. 1, letra c) del RGPD — cumplimiento de obligaciones legales.
d) Distribución gratuita de la documentación relativa al Evento; Base jurídica: art. 6, apdo. 1, letra b) del RGPD — ejecución de la relación vinculada a la participación en el Evento.
e) Seguridad de redes (ciberseguridad), y el establecimiento, ejercicio o defensa de un derecho en sede judicial y extrajudicial, en aras del interés legítimo del Responsable del tratamiento de conformidad con el art. 6, apdo. 1, letra f) del RGPD; Base jurídica: art. 6, apdo. 1, letra f) del RGPD— interés legítimo del Responsable del tratamiento en la seguridad de los sistemas, la prevención de abusos y la protección de sus derechos.
f) Adquisición, grabación, uso, publicación y difusión de imágenes fotográficas, grabaciones de audio y material audiovisual realizados durante el Evento — incluidos los celebrados de forma virtual — con fines de documentación, comunicación institucional, promoción y valorización de las actividades del Responsable del tratamiento y del Evento, incluso mediante su publicación en sitios web, redes sociales, plataformas digitales, folletos, carteles y materiales informativos, divulgativos y promocionales; Bases jurídicas:
- Para los participantes: art. 6, apdo. 1, letra f) del RGPD — interés legítimo del Responsable del tratamiento para la documentación, comunicación institucional y promoción del Evento y de las actividades desarrolladas, de conformidad con el art. 10 del Código Civil italiano y los arts. 96 y 97 de la Ley n.º 633 de 22 de abril de 1941; en caso de que se realicen entrevistas o contenidos individuales del propio participante y estos sean difundidos a través de sitios web, redes sociales, revistas, folletos, publicaciones o carteles, la base jurídica del tratamiento será el consentimiento del Interesado de conformidad con el art. 6, apdo. 1, letra a) del RGPD;
- Para los ponentes, cuando las imágenes, la voz o las grabaciones audiovisuales sean estrictamente necesarias para la gestión, grabación, difusión y disfrute de su intervención en el marco del Evento: art. 6, apdo. 1, letra b) del RGPD — ejecución de una relación contractual o de medidas precontractuales.
g) Envío de comunicaciones y/o documentación por parte de IRION S.b.r.l. para mantener informado al Interesado sobre futuros proyectos, iniciativas y eventos promovidos en el mismo ámbito de interés, tanto a través de medios automatizados (p. ej., boletines informativos, correo electrónico, SMS, MMS, llamadas automatizadas, etc.) como mediante modalidades de contacto tradicionales (correo postal y/o llamadas directas con operador); Base jurídica: art. 6, apdo. 1, letra a) del RGPD — consentimiento del Interesado.
h) Compartición de los datos de contacto con otros participantes, con el fin de facilitar el establecimiento de canales de comunicación directos y el inicio de nuevas colaboraciones; Base jurídica: art. 6, apdo. 1, letra a) del RGPD — consentimiento del Interesado.
i) Comunicación de datos personales y de contacto a terceros, tales como empresas asociadas y patrocinadores, con fines promocionales y de marketing; Base jurídica: art. 6, apdo. 1, letra a) del RGPD — consentimiento del Interesado.
El tratamiento de los datos personales es llevado a cabo, bajo la autoridad del Responsable del tratamiento, por personas específicamente designadas, autorizadas e instruidas para el tratamiento, de conformidad con el art. 2-quaterdecies del Decreto Legislativo n.º 196 de 30 de junio de 2003, modificado por el Decreto Legislativo n.º 101 de 10 de agosto de 2018 (en adelante, la «Ley de Privacidad»), y de conformidad con el art. 29 del RGPD, mediante medios manuales, automatizados o telemáticos, con criterios estrictamente vinculados a las finalidades del tratamiento y, en todo caso, de manera que garantice la confidencialidad y seguridad de los datos personales.
Consecuencias de la negativa a facilitar los datos
La facilitación de los datos personales para las finalidades indicadas en las letras a), b), c), d) y, en la medida de su efectiva necesidad, e) y f), es facultativa, pero necesaria para permitir la inscripción, la organización, la gestión y la correcta participación en el Evento, así como para el cumplimiento de las obligaciones normativas y la protección de los intereses legítimos del Responsable del tratamiento en relación con la seguridad y la gestión del propio Evento.
Por lo tanto, la eventual negativa a facilitar los datos necesarios para dichas finalidades podrá conllevar la imposibilidad de formalizar la inscripción, participar en el Evento, beneficiarse de los servicios conexos o permitir al Responsable del tratamiento cumplir correctamente sus obligaciones legales y sus necesidades organizativas, administrativas y de seguridad.
La facilitación de los datos para las finalidades indicadas en las letras g), h) e i) es, en cambio, facultativa. La falta de facilitación de datos o de consentimiento para dichas finalidades no perjudicará en modo alguno la posibilidad de participar en el Evento; no obstante, conllevará la imposibilidad de involucrar al Interesado en futuros proyectos, iniciativas y eventos en el mismo ámbito de interés.
En lo que respecta a la finalidad indicada en la letra f), queda en todo caso entendido que el Interesado podrá oponerse, en los casos previstos por la normativa vigente, a los tratamientos basados en el interés legítimo del Responsable del tratamiento.
Período de conservación
Los datos personales se conservarán, en términos generales, durante el tiempo necesario para perseguir las finalidades del tratamiento para las que fueron recogidos. En particular, los datos se conservarán durante toda la duración del Evento y, una vez concluido este, durante el tiempo necesario para perseguir las finalidades conexas, también sobre la base del consentimiento eventualmente prestado por el Interesado. Los datos tratados con fines de marketing se conservarán durante un período máximo de 24 meses desde su recogida, salvo que el Interesado renueve su consentimiento; en ausencia de dicha renovación, los datos serán suprimidos o eliminados.
Queda en todo caso entendido que el Responsable del tratamiento podrá conservar los datos durante un período adicional, incluso una vez que haya cesado el tratamiento, cuando ello sea necesario para cumplir obligaciones legales, para dar cumplimiento a órdenes o solicitudes de la Autoridad competente, o con fines de defensa o protección de sus derechos, dentro de los plazos de prescripción previstos por la normativa aplicable.
Transferencias fuera de la UE
El tratamiento tendrá lugar principalmente en Italia y en la Unión Europea. No obstante, cuando sea necesario para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, el mismo podrá llevarse a cabo también fuera de la Unión Europea, en cumplimiento de las garantías previstas por la normativa aplicable para la protección de los Interesados.
Destinatarios y categorías de destinatarios a quienes pueden comunicarse los datos personales
En relación con las finalidades del tratamiento de datos indicadas anteriormente, y estrictamente dentro de los límites de pertinencia a dichas finalidades, los datos personales del Interesado podrán ser comunicados a los siguientes sujetos, a efectos de la inscripción y posterior participación en el Evento:
- Autoridades fiscales y otras autoridades públicas, cuando sea legalmente obligatorio o a petición de estas;
- Entidades financieras para la ejecución de los pagos relativos a la participación o a los servicios conexos;
- Estructuras y/o empresas externas de las que se vale el Responsable del tratamiento para llevar a cabo las actividades vinculadas, instrumentales o consecuentes a la inscripción y a la posterior participación en el Evento (tales como servicios de imprenta, tratamiento de datos y consultoría informática, actividades promocionales de empresas participantes en el Evento, envío del programa del Evento, reservas hoteleras, etc.);
- Personas internas autorizadas y consultores externos en calidad de Encargados del tratamiento, que llevan a cabo tareas y operaciones específicas (p. ej., gestión de las inscripciones al Evento o de las obligaciones fiscales);
- El cliente y los sujetos que participan en el Evento como patrocinadores o empresas asociadas, cuando estén presentes y cuando esté permitido.
Los sujetos mencionados anteriormente, a quienes los datos personales del Interesado serán o podrán ser comunicados (cuando no hayan sido designados Encargados del tratamiento), tratarán los datos personales en calidad de Responsables del tratamiento de conformidad con el RGPD, con plena autonomía y de forma completamente independiente del tratamiento original realizado por el Responsable del tratamiento.
Sin el consentimiento a la comunicación de los datos personales y a los tratamientos conexos, en los casos en que así lo exija el RGPD, las operaciones que requieran dicha comunicación podrían no llevarse a cabo, con consecuencias conocidas por el Interesado.
La lista detallada y actualizada de dichos sujetos está siempre disponible previa solicitud en el domicilio social del Responsable del tratamiento.
Derechos de los Interesados
Los artículos 15 y siguientes del RGPD confieren al Interesado el derecho a obtener:
- La confirmación o denegación de la existencia de datos personales relativos al Interesado, aunque no hayan sido aún registrados, y su comunicación en un formato comprensible;
- Información sobre el origen de los datos personales, sus finalidades y modalidades de tratamiento, la lógica aplicada en caso de tratamiento realizado con el apoyo de herramientas electrónicas, y los datos identificativos del Responsable del tratamiento;
- La actualización, rectificación, integración, supresión, anonimización o bloqueo de los datos tratados en infracción de la ley, incluidos aquellos cuya conservación ya no sea necesaria en relación con los fines para los que fueron recogidos y posteriormente tratados. La documentación de dichas operaciones, incluido su contenido, será puesta en conocimiento de los Interesados cuyos datos hayan sido comunicados o publicados, salvo que dicha tarea resulte imposible de ejecutar o requiera el uso de medios manifiestamente desproporcionados en relación con el derecho reconocido.
Asimismo, el Interesado tiene derecho a:
- Oponerse, total o parcialmente, por motivos legítimos, al tratamiento de sus datos personales, aunque dicho tratamiento sea coherente con la finalidad de la recogida;
- Presentar una reclamación ante la Autoridad de control competente en materia de protección de datos personales, de conformidad con el RGPD.
Para conocer la lista detallada y continuamente actualizada de los sujetos a quienes pueden comunicarse los datos personales del Interesado y ejercer los derechos reconocidos por los artículos 15 y siguientes del RGPD, de conformidad con el artículo 12 del RGPD y dentro de los límites de la sección 2-undecies del Código de Privacidad, el Interesado puede ponerse en contacto con el Responsable del tratamiento en los siguientes datos de contacto:
IRION S.b.r.l., con domicilio social en Via Livorno, 60 – 10144, Turín (TO) Tel.: 0113818311 — Correo electrónico: [email protected]